Pfotenweb Cloud · Textanleitung
Bedarfsliste für Sachspenden und Helfer pflegen
Ein Gesuch vorbereiten, veröffentlichen und angebotene, zugesagte sowie tatsächlich erhaltene Hilfe getrennt erfassen.
- Wer kann das?
- Verantwortliche oder Bereich „Bedarfsliste“; Website-Angebote zusätzlich mit Bereich „Anfragen“
- Tarif
- Gratis und Pro
Bevor Sie beginnen
- Klären Sie, was in welcher Menge benötigt wird, bis wann Hilfe sinnvoll ist und wer die Annahme betreut.
- Verwenden Sie eine öffentliche Ansprechpartner-Bezeichnung, zum Beispiel „Sachspendenteam“, und keine privaten Angaben von Helfenden.
So geht’s
1Gesuch als Entwurf anlegen
Öffnen Sie „Bedarfsliste“ und „Neues Gesuch“. Tragen Sie „Titel“, „Beschreibung und Termin“, „Zielmenge“ und „Einheit“ ein. Wählen Sie als „Art“ Sachspende oder Helferaufgabe. Ein Beispiel wäre fünf Säcke einer genau beschriebenen Futtersorte. Mit „Entwurf anlegen“ speichern Sie zunächst ohne Veröffentlichung.
2Zeitraum und Bedingungen ergänzen
Nutzen Sie bei Bedarf „Sichtbar ab“ und „Gesucht bis einschließlich“. Die Daten sind Kalendertage; genaue Uhrzeiten gehören in die Beschreibung. Formulieren Sie unter „Annahmebedingungen“, was angenommen wird und wie eine Abgabe vereinbart wird. Prüfen Sie die Ansprechpartner-Bezeichnung.
3Gesuch veröffentlichen
Öffnen Sie „Gesuch bearbeiten“, stellen Sie „Veröffentlichung“ auf „Veröffentlicht“ und wählen Sie „Gesuch speichern“. Kontrollieren Sie „Öffentliche Bedarfsliste ansehen“. Ein Entwurf oder archiviertes Gesuch wird nicht als aktueller öffentlicher Bedarf angeboten; beachten Sie außerdem Zeitraum und bereits erhaltene Menge.
4Angebote und direkte Abgaben erfassen
Öffnen Sie beim Gesuch „Telefonische Hilfe oder direkte Abgabe erfassen“. Erfassen Sie „Angeboten“, „Bestätigt“ und „Erhalten / erledigt“ getrennt. Eine Zusage ist noch keine Lieferung. Wählen Sie „Manuelle Hilfe erfassen“ beziehungsweise bei einer Änderung „Mengen speichern“. Den Mengenverlauf finden Sie beim Angebot.
5Rückfragen und Abschluss bearbeiten
Website-Angebote führen über „Anfrage und Antwortverlauf öffnen“ zur Nachricht. Dafür brauchen Sie zusätzlich das Anfragenrecht. Eine Mengenänderung versendet keine Antwort; antworten Sie separat im Anfragebereich. Bei Ablehnung oder Rücknahme setzen Sie die bestätigte Menge auf die bereits erhaltene Menge und passen den Angebotsstatus an. Nicht mehr benötigte Gesuche können Sie über „Veröffentlichung“ archivieren und speichern.
Das ist das Ergebnis
Die Bedarfsliste zeigt den geprüften aktuellen Bedarf. Ihr Team kann offene Zusagen von bereits erhaltener oder erledigter Hilfe unterscheiden.
Wenn etwas nicht klappt
Ein Gesuch ist nicht aktuell sichtbar
Prüfen Sie Veröffentlichung, Vereinsfreigabe, Beginn, Ende und die bereits erhaltene Zielmenge. Speichern allein veröffentlicht einen neuen Entwurf noch nicht.
Ein Website-Angebot fehlt oder lässt sich nicht öffnen
Lassen Sie zusätzlich zum Bedarfsrecht das Bereichsrecht „Anfragen“ prüfen. Vertrauliche Kontaktdaten sind nicht mit dem Bedarfsrecht allein zugänglich.
Die Menge stimmt nicht
Vergleichen Sie angebotene, bestätigte und erhaltene Mengen sowie den Verlauf. Erfassen Sie eine tatsächliche Abgabe nicht ein zweites Mal als neues Angebot.